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如何做好学生档案管理工作

时间:2019-12-02 21:00  点击: 次  来源:好文学  作者:佚名  评论:- 小 + 大

  摘    要: 学生档案中对学生的学习内容、行为表现、成绩考核、奖惩情况以及身心发展情况进行翔实的记录,通过对学生们档案的了解,可以更清楚地掌握其在“德、智、体、美、劳”等方面的综合表现,学生档案在他们的学习生涯和职业生涯中占据着十分重要的地位,因此,对学生们的档案进行系统管理,并将档案中的内在资源不断加以开发和利用,不论是对学生还是对管理学生的单位,都有着十分重要的意义。

  关键词: 学生档案; 档案管理; 管理工作;

  新时期对档案管理工作有着新的要求,对学生档案进行更好的管理,是各单位档案工作人员面临的新挑战。随着时代的变更,要想使档案管理工作效率有效提高,首先要能够明确档案管理工作的意义何在,同时还要能够树立起更强的责任心,另外还要制定出更好的管理策略来做好档案管理工作。

  一、明确做好学生档案管理工作的意义

  要清楚对档案管理的重要意义,首先要了解什么是档案,以及对档案管理的作用是什么?对档案的最新定义是:“档案是组织或者个人在以往社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”档案可以是由文字、图表或者声像等各种形式的材料转化而来,其制作手段也是多种多样,有刀刻、笔写、复制、摄影、录像等等,其本质属性是历史再现性,并具有知识性、政治性、文化性、信息性、价值性、社会性和教育性等特点。由此可见,档案在人们的学习生活中具有一定的影响作用,在社会各个领域中,都存在且具有重要意义,能够使人物或事物的历史信息充分展现出来,因而对其进行系统化管理也是十分必要的。尤其是对学生档案进行有效管理,对于促进学生就业、培养专业化人才等都具有现实意义。首先,对学生档案进行管理可以阅史,也就是通过翻阅相关的历史记录,去查阅和学生相关的各种信息,了解学生在学习、行为道德等方面的综合表现,对学生的大致情况有一个认知。学生档案中的内容信息丰富,是因材施教的重要参考材料,通过档案了解学生们的基本情况,可以帮助学生制定适合的发展方案,对其进行具有针对性的培养。在用人单位,对学生档案中的各项信息进行全面了解,可以为其就业提供一个合理的方向,因而将学生档案进行系统化管理,一方面能够帮助学生找到更加适合的发展方向;另一方面也是帮助用人机构选择合适人才。其次是可以维护学生相关利益,档案在我们社会生活的方方面面都发挥着重要作用,尤其是对于学生而言,无论是读书还是就职,都需要档案存在,因为它关系到每个人的切身利益,所以对档案进行系统化管理,收集并保存好它们,对学生和组织机构而言,都是十分有必要的。

  二、树立强烈的档案管理工作责任心

  档案管理工作不是简简单单就可以做好的工作,它是一项专业技能很强的工作,需要档案管理工作者具有极强的耐心和责任心。但是纵观当代学生档案的管理情况,其中还存在着不少问题,比如档案管理人员的档案意识薄弱,这就会直接导致对档案管理的重视程度不足,久而久之,管理人员的责任心和耐心也会慢慢变弱,进而影响档案工作水平的提升。此外,还缺乏科学的档案管理标准,随着社会的进步和时代的发展,学生档案的内涵和外延不是一成不变的,而是时刻在变化的,在这种情况下,如果缺乏一套完整有效的管理标准,很容易造成档案内容的混乱。另外,对学生档案的管理过程中,由于管理者的粗心大意,常常出现丢失、破损和张冠李戴的情况。以上存在的种种问题,都从侧面反映出档案管理者对档案管理工作的责任心缺失以及机构单位对学生档案管理工作的重视度薄弱。

  为了完善和优化档案管理工作,档案管理员要树立强烈的责任心以及对工作的热爱之心,对此,档案工作者要能够主动学习相应的职业技能,比如计算机能力、英语能力,以不断增强自身职业技能,提高工作效率。同时,在平时的工作中,还要能够对日常工作进行统一部署和计划,对学生档案文件的收集工作做到心中有数,保证相关资料在传阅过程中不会遗失。还要制定出合理的分类方案,将学生档案按照一定规律进行排放,以便在需要时方便找到。除此之外,档案管理人员还要恪守管理员的职业道德,对平时的管理工作做到有措施、有成效、有计划,以提高自身业务的熟练度,与此同时还要做好相关保密工作,保证学生档案在管理过程中是安全有效的。
 

如何做好学生档案管理工作


 

  三、做好学生档案管理工作的有效途径

  (一)坚持依法开展档案管理工作。

  依照法律的规定进行各项工作是有效推进事业发展的必要前提,对于学生档案的管理工作来说,依法进行更是其根本要求。无论是哪个机构或是个人单位,档案管理部门都要让大家明确,学生档案工作的重要性和其使命所在。学生档案就是人事档案的前身,记载每个人学生时代的功过荣辱,是人生经历的重要组成部分,参加工作后还会不断产生新的人事档案材料,需要不断添加进去,档案丢失后果很严重,档案材料只有一份,很多珍贵的资料丢失就没有了,也无法进行补救。在了解到学生档案的重要性后,各单位的档案管理人员更是要注重对学生档案的管理策略。对不能按照法律规定完成好学生档案管理的相关单位,要能够制定出明确的惩罚措施。此外,政府部门以及相关单位还要提高法律宣传意识,对法律规定的相关档案管理措施,要使每个人做到心中有数,进而有效提高学生档案管理工作的效率。

  (二)加大对档案室基础设施的投资力度。

  随着社会的发展和时代的进步,各学校或者机构单位的档案室建设水平越发显得参差不齐,有的学校单位重视学生档案的存放,其基础设施就会相应完善,有的学校单位对学生档案的保护意识较为薄弱,其基础设施就不够齐全,可以看到很多存放学生档案的柜子都是其他部门淘汰下来的,根本无法满足对学生档案进行全面保护的需要,基于此种情况,就需要各单位的档案管理部门人员对档案室的建设提出有效意见,同时向相关部门提出申请,要求对学生档案室加以必要的资金投入。比如档案装具,要加强其自动化和智能化水平,空气调节设备和漏水监测报警设备,要加强其检测力度,保持它们的正常运转,以保证档案室内的温度、湿度、空气质量和报警系统等都处于一个安全状态。

  (三)将网络技术与档案管理工作相结合。

  随着互联网的发展,越来越多的领域应用到计算机技术,它为人们的生活带来了极大的便利。在进行学生档案管理工作时,将计算机技术应用其中,也能够为管理工作注入新的活力和灵感,这样不仅能够提高学生档案管理工作的效率,还可以有效改善档案工作始终停留在手工收集、检索等状态,以便更加妥善地进行保存和查阅。对此,无论是学校还是机构单位,都要能够有所作为,使学生档案管理工作朝着电子化、信息化方向发展,使得学生档案可以在最大限度上地被收集、利用和开发出来。

  (四)强化档案在应用方面的成效。

  对档案进行管理的终极目标还是实际应用,所以在对学生档案进行管理时,不但要寻找有效的管理措施,还要积极寻找更为实用的服务社会的新途径,只有这样,才能够将档案的实际价值最大限度上地发挥出来,才能使档案管理工作变得更加有意义。在对学生档案的管理应用中,主要是存档备查,为了更好地进行查阅,可以把学生档案中可以公开的部分传到相应网站上,不论是学生、家长、教师还是用人单位,都可以快速便捷地进行查询。

  四、结语

  总之,在对学生档案进行管理的过程中,管理者要能够从实际出发,积极制定出合理的管理方案,以便更好地提升对档案的利用率。

  参考文献

  [1]秦乃刚.浅析新时期如何做好学校档案管理工作[J].网络财富,2010(22):56.
  [2]步娟.浅析如何做好新时期学生档案管理工作[J].兰台内外,2016(3):77.
  [3]朱明祥.如何做好医学院校的学生档案管理工作[J].办公室业务,2019(3).

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关键词:学生档案 档案管理 管理工作 

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